Brief press release adalah dokumen awal yang membantu menyatukan informasi sebelum proses penulisan dimulai. Brief yang baik tidak harus panjang, tetapi harus cukup jelas untuk menjawab pertanyaan dasar mengenai pengumuman, tujuan komunikasi, pihak yang terlibat, dan detail yang boleh dipublikasikan.
Semakin rapi brief disiapkan, semakin mudah naskah disusun, diperiksa, dan disetujui. Brief juga mengurangi risiko munculnya informasi yang saling bertentangan ketika banyak tim memberikan masukan.
Mulai dari Tujuan Pengumuman
Tuliskan satu sampai dua kalimat yang menjelaskan tujuan press release. Apakah perusahaan ingin mengumumkan produk baru, kemitraan, acara, perluasan layanan, program sosial, atau perkembangan organisasi? Tujuan ini menjadi dasar untuk menentukan angle dan prioritas informasi.
Hindari tujuan yang terlalu umum seperti “meningkatkan awareness.” Jelaskan peristiwa yang ingin disampaikan serta alasan mengapa audiens perlu mengetahuinya. Tujuan yang spesifik membantu penulis memilih informasi yang paling relevan.
Kumpulkan Fakta Utama
Brief sebaiknya memuat fakta yang telah diverifikasi. Gunakan pertanyaan dasar sebagai panduan: siapa yang terlibat, apa yang diumumkan, kapan terjadi, di mana berlaku, bagaimana prosesnya, dan mengapa pengumuman ini penting.
Jika ada angka, tanggal, nama produk, jabatan, atau informasi teknis, pastikan semuanya telah diperiksa oleh pihak yang berwenang. Kesalahan kecil pada detail tersebut dapat memicu revisi atau kebingungan setelah naskah dibuat.
Tentukan Audiens Utama
Press release akan lebih terarah jika perusahaan mengetahui siapa pembaca yang ingin dijangkau. Audiens dapat mencakup pelanggan, komunitas industri, mitra bisnis, media, calon pengguna, atau pemangku kepentingan lokal.
Menentukan audiens bukan berarti menulis untuk satu kelompok secara sempit. Langkah ini membantu memilih konteks, istilah, dan manfaat yang perlu dijelaskan agar pengumuman tidak terasa terlalu internal.
Siapkan Kutipan dan Narasumber
Kutipan dapat memberi perspektif yang tidak dapat disampaikan oleh uraian fakta saja. Dalam brief, cantumkan siapa narasumber yang akan dikutip, jabatannya, serta gagasan utama yang ingin disampaikan. Kutipan dapat dikembangkan dalam proses penulisan, tetapi arahnya perlu mendapat persetujuan sejak awal.
Pastikan narasumber memahami bahwa namanya akan digunakan dalam pengumuman. Jika kutipan membutuhkan persetujuan tambahan, masukkan tahapan tersebut ke dalam timeline proyek.
Jelaskan Informasi yang Tidak Boleh Dipublikasikan
Beberapa detail mungkin bersifat rahasia, belum final, atau belum boleh disampaikan sebelum waktu tertentu. Nyatakan batasan ini secara tegas dalam brief. Informasi tersebut dapat dicatat sebagai konteks internal, tetapi tidak boleh masuk ke dalam naskah publik tanpa persetujuan baru.
Langkah ini penting terutama untuk pengumuman yang melibatkan mitra, produk yang belum diluncurkan, atau keputusan perusahaan yang masih dalam proses finalisasi.
Susun Timeline yang Realistis
Timeline perlu mencakup waktu pengumpulan materi, penyusunan draft, review, revisi, persetujuan akhir, dan jadwal publikasi. Hindari menetapkan tanggal rilis tanpa memberi ruang yang cukup untuk memeriksa detail penting.
Brief yang berisi tujuan, audiens, poin utama, narasumber, dan timeline akan memudahkan jasa media press release menyusun naskah serta mengoordinasikan tahapan publikasi secara lebih efektif.
Template Isi Brief yang Praktis
- Judul atau deskripsi singkat pengumuman.
- Tujuan utama press release.
- Fakta dasar: siapa, apa, kapan, di mana, bagaimana, dan mengapa.
- Poin pesan utama yang harus muncul dalam naskah.
- Audiens dan konteks komunikasi yang ingin dijangkau.
- Nama serta jabatan narasumber untuk kutipan.
- Materi pendukung yang tersedia.
- Informasi yang belum boleh dipublikasikan.
- Alur review, pihak pemberi approval, dan deadline.
- Informasi kontak untuk pertanyaan lanjutan.
Kesimpulan
Brief yang lengkap dan jelas membuat proses press release lebih lancar dari awal hingga publikasi. Dengan menyiapkan tujuan, fakta, audiens, narasumber, batasan informasi, dan timeline, perusahaan dapat mengurangi revisi yang tidak perlu serta menjaga pengumuman tetap akurat dan konsisten.